Voici un résumé des bonnes pratiques en matière d'envoi d'emails aux utilisateurs de Microsoft. Microsoft recommande de les respecter afin d'éviter tout problème de délivrabilité.
Ressources
- Administrateur de messagerie Microsoft
- Junk Mail Reporting Program (JMRP) de Microsoft
- Smart Network Data Services (SNDS) de Microsoft
Bonnes pratiques
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Réputation
- Abonnez-vous au programme Microsoft Junk Mail Reporting (JMRP) et éliminez immédiatement de vos campagnes futures tous les usagers qui se sont plaints.
- Des taux de plaintes élevés nuisent à votre réputation d'envoi et peuvent entraîner davantage de messages marqués comme indésirables.
- Abonnez-vous au service Microsoft Smart Network Data Services (SNDS) pour vous aider à résoudre les problèmes de remise en boîte de réception et de réputation d'envoi.
- Les expéditeurs certifiés Validity doivent surveiller le système Sender Reputation Data (SRD) dans Everest. Les votes négatifs du SRD influencent fortement les décisions de filtrage de Microsoft.
- Abonnez-vous au programme Microsoft Junk Mail Reporting (JMRP) et éliminez immédiatement de vos campagnes futures tous les usagers qui se sont plaints.
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Instructions d'envoi
- Encouragez les destinataires à ajouter votre adresse d'envoi à leur liste d'expéditeurs de confiance. Les messages envoyés à des adresses email qui figurent sur la liste des expéditeurs de confiance contournent le filtre SmartScreen et sont remis en boîte de réception.
- Définissez des attentes claires et précises quant au contenu et à la fréquence des emails. Si possible, utilisez un centre de gestion des préférences.
- N'envoyez pas de messages qui dépassent les 25 Mo.
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Infrastructure
- Respectez toutes les normes Internet et SMTP.
- N'envoyez pas de messages via un relais ouvert ou un serveur proxy ouvert. Assurez-vous que tous les messages envoyés à partir de vos serveurs sont autorisés.
- N'envoyez pas de messages à partir d'une adresses IP dynamique.
- Vérifiez que votre adresse IP (IPv4 ou IPv6) possède un enregistrement rDNS (PTR) valide et non générique.
- N'ouvrez pas plus de 500 connexions simultanées aux serveurs de messagerie Microsoft. N'envoyez pas plus de 50 messages par connexion.
- Microsoft peut ajuster votre connexion et votre débit en fonction de votre réputation d'envoi. Surveillez vos codes d'erreur SMTP pour les messages de report de distribution et ajustez vos envois en conséquence.
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Consentement
- Utilisez des méthodes de consentement.
- N'achetez pas de listes d'adresses et n'utilisez pas de techniques de collecte sur des sites web et des réseaux sociaux.
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Hygiène de base de données
- Veillez à observer de bonnes pratiques d'hygiène de base de données et à supprimer régulièrement les abonnés inactifs.
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Identifiez le moment auquel les abonnés arrêtent généralement d'interagir avec vos messages et envoyez-leur un email de reconquête.
- Si les abonnés restent inactifs, envisagez de leur envoyer un email visant à confirmer leur engagement avant de les ajouter à votre liste de suppression.
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Authentification
- Authentifiez tous les e-mails en utilisant les protocoles Sender Policy Framework (SPF), Domainkeys Identified Mail (DKIM) et Domain-based Message Authentication Reporting and Conformance (DMARC).
- Tentez de mettre en place une quarantaine ou de rejeter la règle DMARC afin de protéger votre marque contre toute utilisation non autorisée de votre domaine.
- Authentifiez tous les e-mails en utilisant les protocoles Sender Policy Framework (SPF), Domainkeys Identified Mail (DKIM) et Domain-based Message Authentication Reporting and Conformance (DMARC).
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Se désabonner
- Insérez un lien de désinscription bien visible dans chaque e-mail et traitez immédiatement toutes les demandes de désinscription.
- Utilisez l'en-tête List-Unsubscribe avec l'option mailto: dans tous vos flux de messages.
- Si vous n'utilisez pas l'option mailto:, Microsoft donnera à vos abonnés une option leur permettant de bloquer vos futurs messages.
- L'option mailto: permettra à vos abonnés de se désinscrire de vos campagnes email au lieu de vous bloquer. Les futurs messages seront placés dans le dossier Courriers indésirables. Veillez à traiter toutes les demandes de désinscription dès leur réception.
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Engagement
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Envoyez des messages aux personnes qui souhaitent recevoir vos emails. Des abonnés très engagés améliorent votre réputation d'envoi et peuvent conduire à un meilleur placement en boîte de réception.
- Pour les abonnés ayant activé la boîte de réception ciblée de Microsoft, les expéditeurs dont les emails sont jugés plus importants en raison d'un engagement plus élevé sont placés dans la boîte de réception Prioritaire plutôt que dans la boîte de réception Autres.
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Envoyez des messages aux personnes qui souhaitent recevoir vos emails. Des abonnés très engagés améliorent votre réputation d'envoi et peuvent conduire à un meilleur placement en boîte de réception.
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Contenu
- N'utilisez pas de langage de script tel que ActiveX ou JavaScript.
- Incluez toujours des URL valides et fiables dans le contenu de vos messages. N'incluez aucun lien vers des sites web de phishing. Microsoft ne divulgue pas publiquement la manière dont les sites web dangereux sont identifiés, mais vous pouvez consulter les ressources suivantes pour en savoir plus :
- Utilisez le format URL standard. Évitez d'utiliser des adresses IP dans l'URL.
- Utilisez une marque claire dans votre message avec une adresse d'expéditeur qui permettra aux destinataires de vous identifier facilement.
- Évitez les appels à l'action trop pressants (par ex : « Inscrivez-vous dès maintenant ! », « Connectez-vous maintenant ! » et « Effectuez la mise à jour immédiatement ! »). Ces appels à l'action sont généralement utilisés par les spammeurs et peuvent contribuer à des problèmes de délivrabilité avec Microsoft. L'utilisation d'appels à l'action incitatifs, (par ex : « Achetez maintenant », « Téléchargez notre application », « Économisez », « Obtenez votre bon de réduction » et « En savoir plus » est en revanche une bonne pratique. Essayez de tester des variantes de votre appel à l'action pour trouver ce qui parle le plus à vos abonnés.
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Vérifier régulièrement vos codes d'erreur SMTP
- Si vous constatez des messages de report de distribution de type 4xx provenant de Microsoft, Microsoft vous recommande de stopper tous vos envois à partir de cette adresse IP pendant au moins une heure, puis de reprendre les envois à une cadence moins soutenue. Si les messages de report de distribution continuent après la reprise des envois, vous devez stopper les envois de cette adresse IP pendant au moins 24 heures.
- Veuillez consulter les codes d'erreur SMTP de Microsoft pour des informations complémentaires sur les messages de report de distribution.
- Tentez de trouver la cause des messages de report de distribution et résolvez le problème. Vous devez vous assurer en particulier qu'ils ne sont pas provoqués par un accès non autorisé à votre adresse IP.
- Si vous continuez à effectuer des envois à fréquence élevée alors que vous recevez des messages de report de distribution, cela peut avoir un impact négatif sur votre réputation d'envoi et provoquer à terme une diminution du taux de placement en boîte de réception.
- N'envoyez pas de nouveaux messages à une adresse email qui renvoie un code d'erreur de non-remise en boîte de réception compris entre 500 et 599.
- N'envoyez pas d'email à une adresse qui renvoie plusieurs réponses de non-remise en boîte de réception.
- Désabonnez-vous immédiatement et supprimez les adresses email qui renvoient un code d'erreur SMTP indiquant que l'adresse est liée à un utilisateur inconnu ou un compte inactif.
- Si vous constatez des messages de report de distribution de type 4xx provenant de Microsoft, Microsoft vous recommande de stopper tous vos envois à partir de cette adresse IP pendant au moins une heure, puis de reprendre les envois à une cadence moins soutenue. Si les messages de report de distribution continuent après la reprise des envois, vous devez stopper les envois de cette adresse IP pendant au moins 24 heures.
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Intégration de nouvelles adresses IP et de nouveaux domaines
- Rodez vos nouvelles adresses IP et vos nouveaux domaines, et veillez à mettre à jour votre compte Junk Email Reporting Program (JMRP) pour recevoir les rapports de plaintes.
- Les nouvelles adresses IP qui utilisent le même domaine Return-path héritent de sa réputation. Ceci facilite le processus de rodage si vous avez une bonne réputation de domaine.
- Informez Microsoft de toute nouvelle activité de rodage des adresses IP à l'avance.
- Rodez vos nouvelles adresses IP et vos nouveaux domaines, et veillez à mettre à jour votre compte Junk Email Reporting Program (JMRP) pour recevoir les rapports de plaintes.
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Intégrez de nouveaux abonnés dans votre flux de messages à caractère marketing
- Les nouveaux abonnés sont les personnes qui ont récemment accepté de recevoir vos campagnes et qui n'ont pas encore reçu de message à caractère marketing de votre part.
- Envoyez un message de bienvenue à tous les nouveaux abonnés. Il est préférable de déclencher l'envoi d'un message de bienvenue à un nouvel abonné dès son inscription. Cependant, si vous envoyez un message de bienvenue groupé à plusieurs nouveaux abonnés à la fois, divisez l'envoi en plusieurs lots et effectuez l'envoi sur une période donnée au lieu de tous les envoyer en même temps.
- Si vous n'envoyez pas de message de bienvenue et que vous ajoutez simplement les nouveaux abonnés à votre flux de messages à caractère marketing quotidien, assurez-vous que les nouveaux abonnés Microsoft ne dépassent pas 5 % du total des abonnés Microsoft pour un envoi particulier.
- Par exemple, si vous faites un envoi à 100 000 abonnés pour une simple campagne, vous ne devez pas dépasser 5 000 nouveaux abonnés Microsoft.
- Divisez vos campagnes si vous dépassez les 5 000 nouveaux abonnés Microsoft.
