Os provedores de e-mail usam o número de mensagens entregues nas caixas de entrada dos clientes para saber a taxa de reclamações de um endereço IP. Quando um grande volume de e-mails de um endereço IP é entregue na caixa de entrada, é preciso um número maior de reclamações para aumentar a taxa de reclamações.
Os assinantes não necessariamente reclamam no dia em que o e-mail é enviado; as reclamações podem ocorrer dias ou mesmo semanas após o envio inicial. Se o volume de um endereço IP tiver diminuído nesse período, isso pode inflacionar sua taxa de reclamação.
Exemplo: um endereço IP envia 100.000 mensagens na terça-feira. Esse volume é contado na terça-feira. 100 assinantes leem a mensagem na terça e reclamam. Portanto, para terça-feira, o IP tem uma taxa de reclamações de 0,001. Na quarta-feira, esse mesmo endereço IP envia 100 mensagens. Nenhum dos assinantes dessa mensagem reclama; no entanto, 100 assinantes da mensagem enviada na terça-feira reclamam. Como essas reclamações foram recebidas na quarta-feira, elas são contabilizadas no volume de quarta-feira, resultando em uma taxa de reclamação de 100%.
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