Veja a seguir um resumo das práticas recomendadas para o envio de e-mails para usuários da Microsoft. Siga-as para evitar problemas na entregabilidade.
Recursos
- Microsoft Postmaster
- Junk Mail Reporting Program (JMRP) da Microsoft
- Smart Network Data Services (SNDS) da Microsoft
Práticas recomendadas
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Reputação
- Cadastre-se no Junk Mail Reporting Program (JMRP) da Microsoft e evite imediatamente que todos os reclamantes recebam e-mails futuros.
- Altas taxas de reclamação prejudicam a reputação dos envios e podem resultar em mais mensagens marcadas como spam.
- Cadastre-se no Smart Network Data Services (SNDS) da Microsoft para solucionar problemas de entrega e problemas de reputação de envio.
- Os remetentes certificados da Validity devem monitorar os Sender Reputation Data (SRD) no Everest. Os votos de lixo dos SRD têm grande influência nas decisões dos filtros da Microsoft.
- Cadastre-se no Junk Mail Reporting Program (JMRP) da Microsoft e evite imediatamente que todos os reclamantes recebam e-mails futuros.
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Diretrizes recomendadas de envio
- Incentive os destinatários a adicionar seu endereço de envio à lista de remetentes confiáveis. Os endereços de e-mail na lista do remetente seguro ignoram o filtro SmartScreen e são entregues na caixa de entrada.
- Defina expectativas adequadas sobre o conteúdo e a frequência dos seus e-mails. Se possível, use um centro de preferências.
- Envie mensagens com no máximo 25 MB.
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Infra-estrutura
- Siga todos os padrões recomendados da Internet e de SMTP.
- Não envie e-mail por meio de um retransmissor aberto ou servidor proxy aberto. Veja se todos os e-mails enviados dos seus servidores são autorizados.
- Não envie e-mails a partir de um endereço IP dinâmico.
- Confirme se o seu endereço IP (IPv4 ou IPv6) tem registro rDNS (PTR) válido e não genérico.
- Não abra mais de 500 conexões simultâneas com servidores de e-mail da Microsoft. Envie no máximo 50 mensagens por conexão.
- A Microsoft pode ajustar sua conexão e rendimento com base na reputação dos seus envios. Monitore e ajuste seus códigos de erro SMTP para mensagens adiadas.
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Consentimento de adesão
- Use métodos de consentimento de aceitação.
- Não compre listas nem participe de técnicas de coleta de listas em sites e redes sociais.
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Organização da lista
- Com boas prática de organização da lista, exclua regularmente os assinantes inativos.
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Identifique quando os assinantes normalmente deixam de interagir com seus e-mails e lhes envie um e-mail estimulando-os a retornar.
- Se os assinantes continuarem sem interagir com os e-mails, considere enviar outro e-mail de confirmação antes de adicioná-los à lista de supressão.
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Autenticação
- Autentique os emails usando o SPF (Sender Policy Framework), o DKIM (Domainkeys Identified Mail) e o DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance).
- Priorize a quarentena ou rejeite a política DMARC para proteger sua marca contra o uso não autorizado do seu domínio.
- Autentique os emails usando o SPF (Sender Policy Framework), o DKIM (Domainkeys Identified Mail) e o DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance).
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Descadastrar
- Deixe em destaque um link de cancelamento de assinatura em todos os e-mails; e honre imediatamente todas as solicitações de cancelamento.
- Use o cabeçalho de cancelamento de assinatura com a opção mailto: em todos os fluxos de e-mail.
- Se não usar a opção mailto:, a Microsoft dará aos assinantes uma opção para bloquear suas futuras mensagens de e-mail.
- O uso da opção mailto: dará ao assinante a opção de cancelar a assinatura do seu e-mail em vez de bloqueá-lo, e as mensagens futuras serão colocadas na pasta de spam. Honre imediatamente todas as solicitações de cancelamento de assinatura recebidas.
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Engajamento
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Envie para pessoas que desejam receber seus e-mails. Assinantes altamente engajados melhoram a reputação dos envios e podem melhorar a entrega na caixa de entrada.
- Para assinantes com a Caixa de entrada focada da Microsoft ativada, os remetentes com e-mail considerados mais importantes devido ao maior engajamento são entregues na caixa de entrada focada em vez de na outra caixa de entrada.
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Envie para pessoas que desejam receber seus e-mails. Assinantes altamente engajados melhoram a reputação dos envios e podem melhorar a entrega na caixa de entrada.
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Conteúdo
- Não use linguagens de script no design do e-mail, como ActiveX ou JavaScript.
- Sempre inclua URLs válidos e com boa reputação no conteúdo dos e-mails. Não crie links para sites de phishing conhecidos. A Microsoft não divulga publicamente como identifica sites perigosos, mas você pode conferir:
- Use o formato URL padrão. Evite usar endereços IP na URL.
- Marque claramente o e-mail da marca com um endereço reconhecível para que os destinatários o identifiquem facilmente.
- Evite chamadas para ação excessivamente urgentes, como "Cadastre-se agora mesmo!", "Faça login agora mesmo!" e "Atualize imediatamente!". Esses termos são normalmente usados por spammers e contribuem para problemas de entregabilidade com a Microsoft. Chamadas a ação com urgência do tipo "Compre já", "Baixe nosso aplicativo", "Economize agora", "Receba um cupom", "Saiba mais" e "Compre agora mesmo" são a prática recomendada.
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Confira com frequência os códigos de erro SMTP
- Se você ver as mensagens adiadas 4xx da Microsoft, a Microsoft recomenda que você pare todo o envio desse endereço IP por pelo menos uma hora e continue a enviar em uma taxa mais lenta. Se as mensagens adiadas persistirem após retomar o envio, pare de enviar desse IP por pelo menos 24 horas.
- Consulte códigos de erro de SMTP da Microsoft para obter mais informações relacionadas às mensagens adiadas.
- Investigue e corrija a causa das mensagens adiadas. Veja se elas não são causadas por acesso não autorizado ao seu endereço IP.
- Se você continuar a enviar a uma alta taxa ao ver as mensagens adiadas, isso poderá afetar negativamente sua reputação de envio, o que pode levar a uma diminuição na entrega na caixa de entrada.
- Não reenvie nenhuma mensagem para um endereço de e-mail que retorne com código de erro de não entrega entre 500 e 599.
- Não envie e-mails para nenhum endereço que retorne várias respostas de não entrega.
- Cancele e evite imediatamente endereços de e-mail que retornem algum código de erro SMTP indicando que o endereço é de um usuário desconhecido ou de uma conta inativa.
- Se você ver as mensagens adiadas 4xx da Microsoft, a Microsoft recomenda que você pare todo o envio desse endereço IP por pelo menos uma hora e continue a enviar em uma taxa mais lenta. Se as mensagens adiadas persistirem após retomar o envio, pare de enviar desse IP por pelo menos 24 horas.
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Integração de novos endereços IP ou domínios
- Aqueça novos endereços IP e domínios; e atualize sua conta do Junk Mail Reporting Program (JMRP) para receber feedback sobre reclamações.
- Novos endereços de IP com o mesmo domínio Return-path herda a reputação do domínio, o que pode ajudar no processo de aquecimento se seu domínio tiver boa reputação.
- Avise a Microsoft com antecedência sobre quaisquer novas atividades de aquecimento de IP.
- Aqueça novos endereços IP e domínios; e atualize sua conta do Junk Mail Reporting Program (JMRP) para receber feedback sobre reclamações.
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Integre novos assinantes no seu fluxo de e-mail de marketing
- Novos assinantes são pessoas que optaram recentemente por receber seu e-mail e não recebiam seus e-mails de marketing anteriores.
- Envie um e-mail de boas-vindas a todos os novos assinantes. É melhor acionar um e-mail de boas-vindas para um novo assinante assim que ele tiver aceitado. No entanto, se você enviar uma mensagem de boas-vindas em massa para vários novos assinantes ao mesmo tempo, divida o envio em pequenos lotes e envie por período, em vez de enviar todos de uma vez.
- Se você não enviar uma mensagem de boas-vindas e apenas adicionar novos assinantes ao seu fluxo de e-mail de marketing diário normal, verifique se os novos assinantes da Microsoft não excedem 5% do total de assinantes da Microsoft em um envio específico.
- Por exemplo, se você estiver enviando para 100.000 assinantes da Microsoft para uma única campanha, verifique se os novos assinantes da Microsoft não excedem 5.000.
- Divida suas campanhas se seus novos assinantes da Microsoft excederem 5%.
