Como posso diminuir minhas taxas de Sender Reputation Data (SRD)?

Uma taxa alta de Sender Reputation Data (SRD) pode ter um impacto prejudicial nas taxas de entrega na caixa de entrada, na reputação do remetente e no desempenho geral do programa de e-mail na Microsoft. O feedback negativo do SRD representa a insatisfação dos assinantes com elementos do seu programa de e-mail. Isso significa que você deve abordar as práticas associadas que geram o feedback negativo para reduzir sua taxa de SRD. 

Antes de começar

Analise o possível impacto na sua empresa em quaisquer alterações sugeridas no seu programa de e-mail.

• Procure por mudanças possíveis, conforme listado abaixo, que sua equipe possa implementar rapidamente para diminuir os votos de lixo eletrônico de SRD em curto prazo.
• Considere implementar as soluções de longo prazo sugeridas para que as reclamações de SRD permaneçam baixas e, assim, melhorar suas chances de alcançar a caixa de entrada na Microsoft.

Continue lendo para obter recomendações de curto e longo prazo que podem diminuir sua taxa de SRD.

Recomendações de curto prazo para reduzir a taxa de SRD

Tente essas recomendações primeiro, pois elas geralmente são implementadas com mais facilidade e exigem menos recursos ou grandes mudanças no programa de e-mail.

• Friendly-from address
  • Use o nome da sua marca no friendly-from address. A principal razão pelas quais os painelistas do programa de SRD marcam um e-mail como lixo eletrônico é porque eles não reconhecem o remetente.
• Campo Assunto
  • Crie linhas de assunto relevantes. Garanta que suas linhas de assunto não tenham erros de ortografia, não use RE:, não use TUDO EM LETRAS MAIÚSCULAS e não use caracteres especiais, emoticons ou chamadas apelativas ("inscreva-se agora mesmo!").
• Conteúdo
  • Use uma combinação de texto e HTML. Usar apenas texto ou nenhum texto nas mensagens de e-mail pode levar um painelista do programa de SRD a marcar seu e-mail como lixo eletrônico.
  • Crie e use pré-cabeçalhos que complementem a linha de assunto, prenda a atenção dos leitores e instigue-os a abrir e interagir com seu e-mail.
  • Tenha uma marca clara e visível, incluindo logotipos, para que os assinantes reconheçam facilmente seu e-mail com imagens desativadas.
  • Certifique-se de que a marca seja consistente em outros canais digitais para aumentar o reconhecimento.
  • Garanta que todo o conteúdo tenha uma aparência consistente em todos os fluxos de e-mail. Usar cores, fontes, voz, tom e logotipos diferentes para alguns e-mails pode criar desconfiança em relação à marca, e fazer um painelista do programa de SRD marcar seu e-mail como lixo eletrônico.
• Frequência
  • E-mails em excesso ou em frequência muito baixa enviados aos assinantes é uma das principais razões para os votadores do SRD marcarem e-mails como lixo eletrônico.
  • Veja com que frequência você envia e-mails, principalmente após a assinatura. Se você esperar muito tempo ou enviar com pouca frequência, seus assinantes podem se esquecer que se inscreveram no programa de e-mail.
  • Equilibre a frequência de envio para que os assinantes não recebam muitos e-mails. Isso pode causar fadiga de lista, que é quando o assinante se cansa de ver mais mensagens na caixa de entrada do que o esperado, levando-o a marcar o e-mail como lixo eletrônico.
  • Peça aos assinantes o seu consentimento antes de aumentar a frequência. Isso pode ser feito com um e-mail de permissão ou uma mensagem pop-up quando eles fizerem login na sua conta.
  • Envie menos e-mails para pessoas que não respondem. Pare de enviar se permanecer sem resposta após um determinado período.
• Descadastrar
  • Honre imediatamente todos os pedidos de cancelamento de assinatura. Quanto mais você esperar para honrar essa solicitação, maior a probabilidade de futuras mensagens serem marcadas como lixo eletrônico. Se não possível imediatamente, tente concluir todos os pedidos em até 24 horas.
  • Use o cabeçalho de cancelamento e inclua um link destacado de cancelamento de assinatura em todos os e-mails. Se não for fácil cancelar a assinatura, as futuras mensagens provavelmente serão marcadas como lixo eletrônico.
  • Permita que os assinantes cancelem a assinatura globalmente de todos os fluxos de e-mail, se você direcioná-los para um centro de preferências.
  • Verifique a taxa de cancelamento de assinatura ou o número de cancelamentos de assinatura em relação à taxa de reclamações do Programa de Relatórios de Lixo Eletrônico (JMRP) da Microsoft. Um baixo número de descadastramentos e uma alta taxa de reclamações implica que o processo de descadastramento precisa ser melhorado ou pode estar quebrado.
• Endereços de e-mail duplicados
  • Veja se seu arquivo de lista de e-mail não tem endereços de e-mail duplicados. Você pode estar enviando uma frequência maior de e-mails se um endereço específico estiver listado mais de uma vez no banco de dados.
• Regras comerciais de mensagens acionadas
  • Analise as regras comerciais para suas mensagens acionadas. Se você enviar muitos e-mails acionados ou transacionais, veja se as regras em vigor fazem sentido nas suas operações comerciais atuais.
  • Certifique-se que está enviando e-mails transacionais e que esteja encaminhados para sua conta do Everest para acompanhar o desempenho. Mensagens de baixo desempenho podem indicar problema com suas regras comerciais e ser origem de uma taxa de SRD mais alta.
  • Veja se todos os assinantes estão cientes do recebimento de mensagens transacionais ou acionadas, principalmente as relacionadas a uma compra ou renovação de produto. Defina expectativas ao concluir uma compra ou durante o processo de cadastro.
• Defina expectativas
  • Divulgue bem para os assinantes em potencial o conteúdo e a frequência do e-mail a receberem, principalmente se você usar métodos de aceitação pré-selecionados, frequentemente usados na compra de um produto. Quando o assinante entender claramente o conteúdo e a frequência do e-mail que receberá, será menos provável que ele marque como lixo eletrônico.

Recomendações de médio a longo prazo para reduzir as taxas de SRD

Se você não conseguir diminuir as taxas de SRD usando as recomendações de curto prazo, implemente as recomendações abaixo. Pode levar mais tempo e esforço para implementar essas recomendações na sua organização, e talvez não haja uma redução imediata na taxa de SRD.

• Série de boas-vindas
  • Envie uma série de boas-vindas aos novos assinantes, reforçando o valor do seu programa de e-mail. Uma série de boas-vindas também lembra o assinante sobre o conteúdo e a frequência dos e-mail que ele receberá.
• Estratégia sem resposta
  • Teste uma política mais agressiva para suprimir assinantes que não respondem.
  • Implemente um programa de recuperação ou re-permissão para encorajar os não engajados a se envolverem novamente com seu programa de e-mail. Pare de enviar e-mails para aqueles que não engajam ou não fazem opt-in.
• Segmentação
  • Envie mais e-mails relevantes e segmentados para diferentes nichos de assinantes.
  • Use histórico de compras anteriores, dados demográficos, histórico, localização, fonte de aquisição ou outros pontos de dados para personalizar o conteúdo.
  • Implemente um programa de testes para determinar qual conteúdo e frequência repercutem melhor com os assinantes.
  • Envie para segmentos diferentes em dias diferentes e monitore sua taxa de SRD. Alguns segmentos podem conter um número maior de painelistas do SRD. Se um segmento contiver um número maior de painelistas que também marcaram seu e-mail como lixo eletrônico, ajuste as regras de supressão desse segmento para reduzir os votos de lixo eletrônico.
    
    • Saiba que a Microsoft está constantemente adicionando ou excluindo painelistas no programa de combate ao spam, e isso pode afetar você. É possível que as regras especiais de supressão nos diferentes segmentos funcionem apenas temporariamente.
• Pesquisas com clientes
  • Envie um questionário simples por e-mail aos assinantes sobre uma campanha recente que você enviou. Pergunte se eles esperavam receber o e-mail, oferecendo um botão "sim" e "não", e acompanhe os resultados.
  • Envie uma pesquisa com perguntas extras sobre o recebimento de e-mails inesperados e pergunte qual conteúdo eles gostariam de receber no futuro.
• Fontes de aquisição de endereços
  • Identifique e segmente fontes de aquisição de endereços de alto risco ou problemáticas. Fontes de endereços de e-mail adquiridos em uma lista de compras, que envolvam incentivos para cadastro, concursos, cartões de visita e coregistros, podem levar os painelistas do SRD a marcar seu e-mail como lixo eletrônico, pois o processo de aceitação pode não ser claro o suficiente.
  • Acompanhe o desempenho de todas as fontes de lista de alto risco e compare com o desempenho dos endereços de aceitação.
  • Envie e-mail para endereços de origem na lista de alto risco a partir de um endereço IP separado se houver um desempenho insatisfatório.
• Consentimento
  • Considere as implicações comerciais de alterar os métodos de consentimento e procure melhorar o processo de aceitação do programa de e-mail.
  • A falta de consentimento é um dos principais motivos para os painelistas do programa de SRD marcarem seu e-mail como lixo eletrônico. Por isso, você precisa divulgar adequadamente o uso do endereço de e-mail de um assinante próximo ao ponto de coleta. Isso melhora o envolvimento e reduz a chance de um painelista marcar seu e-mail como lixo eletrônico.
  • Não use caixas de seleção pré-selecionadas para e-mail marketing no ponto de coleta. Isso é comum durante o processo de configuração de conta ou ao comprar um produto. Saiba das possíveis implicações comerciais ao implementar essa opção. Analise os potenciais impactos na receita e considere alternativas se a receita estiver em risco.
  • Adicione um centro de preferências durante o processo de aceitação para que os assinantes escolham o conteúdo e a frequência do e-mail que receberão. Essa opção também pode ser feita durante ou após uma série de boas-vindas de e-mails para que os assinantes não cancelem a assinatura imediatamente.